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​文件管理控制程序


ISO22000是食品安全管理体系,用于食品或食品包装相关联行业!东莞市华协企业管理有限公司是推行ISO22000:2018是最早最成熟公司之一,选择华协你是最正确的!


​文件管理控制程序



1  目的
对食品安全管理体系的有关文件予以控制,确定文件的编制、管理、使用规则,防止文件丢失、误用、损坏,确保各相关场所使用的文件为

有效版本。
2  适用范围
适用于本公司所有与质量管理体系和食品安全体系有关的文件的控制。
3  职责
3.1 公司总经理负责批准发布《食品安全手册》和《程序文件》。
3.2  食品安全小组组长组织编写食品安全管理体系文件,《食品安全手册》和《程序文件》副总经理负责审核,总经理负责批准食品安全体

系文件。
3.3 各部门主管负责相关业务范围的文件编制。
3.4  行政部文控负责文件的编制、发放、更改和管理;负责对现有体系文件的定期评审;负责文件的收集、整理和归档工作。
3.5  各部门负责与本部门相关文件的编制、使用和管理。
4  工作程序
4.1  文件的分类及编号
4.1.1  文件的分类
a﹚食品安全管理体系文件包括:《食品安全手册》、《程序文件》;
b﹚工作手册包括:管理标准(规章制度)、工作标准(岗位责任、任职要求、操作流程等)、技术标准(工作指南、检验规范等)、记录及

其他文件;
c﹚外来文件包括:国家标准、行业标准、法律法规、条例、规范、上级或主管部门下发的文件、技术资料等。
4.1.2  文件的编号
a﹚食品安全手册
本公司名称代号—食品安全手册代号
食品安全手册编号:JX—FSM
b﹚程序文件
本公司名称代号—程序文件代号—顺序号
例如:JX—FP—01
表示公司编制的顺序号为01的程序文件,顺序号使用两位数字。
c﹚记录
本公司部门代号—记录代号—顺序号
例如:PS—JL—001
表示公司编制的顺序号为001的记录,顺序号使用三位数字。
d﹚公司制定的其它文件(规定制度、规范标准等)
本公司名称代号—文件类别代号—年号—顺序号
其中文件类别代号规定如下:
文件汇编——HB,计划报告——BG,规定制度——ZD,规范标准——BZ,通知简报——TB,资料教材——ZL,表格记录——JL,其它——QT

,外来——WL。
例如:LZ—ZD—01
表示公司制定的规章制度类的顺序号为01的文件。
e﹚各部门制定的文件
本公司名称代号—部门代号—顺序号
其中部门代号(字符用小写形式)规定如下:
行政部——XZ,采购部——CG,营运部---YY,业务部---YW,财务部---CW。
例如:JC—CW—01
表示财务部制定的顺序号为01的文件。
g﹚外来文件的编号仍采用原文件编号,若原文件没有编号,按本文件第4.1.2 d﹚条款规定给予编号。 
4.1.3  版本号采用A版、B版、C版方式表示,修改依次以00、01、02、03……方式表示。
4.2 文件的发放
4.2.1 《食品安全手册》和《程序文件》、食品安全管理体系有关的文件由文控负责登记发放,填写《文件发放、回收、销毁记录》,各部

门领取标有不同分发号或编号的文件,填写《文件发放、回收、销毁记录》,文控负责文件分发号的编排。
4.2.2 经相关部门负责人批准,其它文件由人事文控负责登记、发放,填写《文件发放、回收、销毁记录》,各部门领取文件,填写《文件

发放、回收、销毁记录》。
4.2.3 应确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本。文件的回收要填写《文件发放、回收、销毁记录》。
4.2.4 因破损而重新换领的文件,分发号不变,并收回相应旧文件;因丢失而补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发

号失效。
4.3   文件的管理
4.3.1  文控负责建立《文件控制清单》,并负责文件受控状态印章的管理、使用。
4.3.2  各部门建立本部门《文件控制清单》,并设专人负责收集、整理、保管各种文件。
4.3.3  每年整理一次《文件控制清单》,必要时应重新建立,重建后原《文件控制清单》存档。
4.4  文件的修改
4.4.1  《食品安全手册》、《程序文件》由行政部文控、食品安全小组负责组织修改,填写《文件更改申请》,经管理者代表、食品安全小

组组长审核,公司总经理批准后进行更改,行政部文控保留文件更改内容的记录。
4.4.2  其它文件的更改由相关主管部门填写《文件更改申请》,经原审批部门批准后,相应部门对文件进行更改、发放、处理。
4.4.3  文件的修改有局部修改、换页或更改版次等方式,修改方式的选择视具体情况而定。
4.4.4  所有被更改的文件必须由相应主管部门填写《文件更改通知单》。各部门接到《文件更改通知单》后实施更改,并将其记录在《文件

控制清单》中,将原件交回,登记。
4.4.5  所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回、登记,以确保有效文件的唯一性。
4.5  文件的受控状态
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