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ISO22000职责与沟通控制程序


职责与沟通控制程序是建立安徽快3ISO22000:2018食品安全管理体系的一个程序,供各位参照!

ISO22000职责与沟通控制程序


1  目的
为确保体系的有效运行,公司明确组织机构,规定各部门的职责和权限,建立适宜、有效的沟通渠道,确保公司体系的运作能获得充分的相关信息和数据,不同部门和层次的人员能通过适当的方式及时沟通。
2  适用范围
适用于公司组织机构的建立,部门职责和权限的规定,沟通范围和渠道的确定。
3  职责
3.1 公司总经理负责职责和权限的划分和内部沟通的领导。
3.2 食品安全小组组长负责领导外部沟通。
3.3行政部负责内部沟通的有效性的管理,协调、保持部门与部门之间的沟通与配合。
3.4 部门负责人负责本部门内的沟通工作和与顾客的沟通。
4 工作程序
4.1 各部门的职责与权限
4.1.1  组织结构
见管理体系结构图。
4.1.2  公司总经理
a﹚公司总经理应确保各部门的职责、权限和相互关系予以规定并得到沟通和理解;
b﹚结合公司的宗旨,策划、制定公司的质量方针和食品安全方针,并以文件形式批准正式发布,使公司全体员工意识到满足顾客和相关法律、法规要求的重要性,准确理解方针并坚持执行;
c﹚领导公司建立、实施和保持质量管理体系和食品安全管理体系;
d﹚确定管理体系有效运行的资源要求,并提供必要的资源;
e﹚任命食品安全小组组长,并为其有效开展工作提供必要的条件;
f﹚主持管理评审,以确保体系持续的适宜性、充分性、有效性;
g﹚批准、发布《食品安全手册》、《程序文件》。
4.1.3  营运部
a﹚负责公司配送营运的执行;
b﹚负责分管部门产品实现过程的具体实施;
c﹚参与管理评审和内部审核工作;
d﹚负责公司各类生产设施设备的检查、维护、维修工作,确保其正常运行。
4.1.4行政部
a﹚落实公司的方针、目标;
b﹚负责公司人力资源管理工作;
c﹚识别、确定各岗位任职要求和员工的素质、能力,并负责组织员工招聘;
d﹚组织、安排员工培训;
e﹚负责员工业绩的考核。
f﹚落实公司的方针、目标;
g﹚确保公司管理体系正常运行;
h﹚组织编制体系文件,并对内、外部文件进行有效的控制;
j﹚检查体系运行情况,领导和组织体系运行记录的收集和汇总;
k﹚组织、实施管理评审及内部审核,并对提出的纠正和预防措施进行跟踪验证;
l﹚统筹公司相关信息的传递、处理等内部沟通活动;
4.1.5  品管组
a﹚落实公司的方针、目标;
b﹚负责公司基础设施和工作环境的控制;
c﹚负责公司产品防护和不合格品的控制;
d﹚负责公司设备及监视和测量装置的控制与管理;
e﹚负责公司管理信息系统和销售系统的维护和保养工作;
f﹚对公司所属部门的过程和产品进行监视和测量,收集意见反馈,对各单位水、电、燃油统计核算;
g﹚负责质量和食品安全方面的监测。
4.1.6 采购部
a﹚落实公司的方针、目标;
b﹚按照工作程序作业,确保服务质量;
c﹚建立供方信息渠道,实现与供方的有效沟通;
d﹚了解配送服务要求,满足配送需求,持续改进服务质量;
e﹚负责各配送原料的采购供应工作,做好商品采购配送,保障配送供应并保证采购原料的安全性。
4.1.7 业务部
a﹚落实公司的方针、目标;
b﹚按照工作程序作业,确保服务质量;
c﹚建立顾客信息渠道,实现与顾客的有效沟通;
d﹚了解顾客服务要求,满足顾客需求,持续改进服务质量;
e﹚通过对食品配送服务过程进行有效控制,为顾客提供满意的产品和服务。
4.1.8 食品安全小组组长
a﹚确保食品安全管理体系的过程得到建立、实施和保持;
b﹚向公司总经理报告食品安全管理体系的业绩,包括改进的需求;
c﹚促进在全公司内形成并提高满足食品安全要求的意识;
d﹚代表公司就食品安全管理体系有关事宜对外联络;
e﹚行使和履行公司总经理授权的其他食品安全管理职责和权限;
f﹚为食品安全小组成员安排相关的培训和教育。
4.1.9 食品安全小组
a﹚组成食品安全小组是建立公司食品安全管理体系的重要步骤。小组需要由具有不同专业的人员组成,如生产管理、质量控制、设备维修和检验人员参加;
b﹚所有成员应有较强的责任心和认真、实事求是的态度;
c﹚各位成员的专业和所从事的工作,及工作中所表现出的认真求实的工作态度,应完全能胜任企业开展HACCP计划的要求;
4.2 外部沟通
为确保能够充分获得与公司运作、管理、产品有关的信息,公司通过各种方式进行外部沟通。
4.2.1  与供方的沟通
公司建立与供应商良好的沟通渠道,积极与供方交流产品信息,服务交期等内容,具体参见《采购控制程序》。
4.2.2  与顾客的沟通
a﹚各配送负责与顾客联络,组织处理顾客投诉,负责保存相关服务记录,定期汇总上报营运部;
b﹚公司通过餐饮管理平台与顾客进行网上沟通,收集并回复顾客意见,在公司例会上予以公布;
c﹚营运部负责组织对顾客满意度进行测量,分析顾客反馈信息,确定顾客的需求和潜在需求,并将结果及时与各部门沟通。具体要求:
——营运部编制《顾客满意度调查表》,并组织各部门每年2次向客户发放,调查顾客对产品和服务的满意程度,《顾客满意度调查表》回收率不得低于60%。
——营运部对调查结果进行统计分析,并将结果通知各部门,各部门针对本部门顾客满意率较低的方面进行原因分析,制定改进措施,限期整改,人事课按期复查,对顾客非常满意的方面,对相关部门或人员予以表扬或奖励。
4.2.3  与食品主管部门的沟通
管理者代表和食品安全小组组长负责与食品主管部门的沟通,主要包括公共卫生监督所、动物检疫站等。
4.2.4  与其他组织的沟通
与对管理体系的有效性或更新产生影响或将受其影响的其他组织的沟通由管理者代表安排人事课等部门完成。
4.3  内部沟通
4.3.1  沟通内容
沟通的内容是体系的过程及有效性,包括方针、目标的完成情况、任何变更的信息,可包括但不限于以下方面: 
a﹚产品或新产品;
b﹚原料、辅料和服务;
c﹚生产系统和设备;
d﹚生产场所,设备位置,周围环境;
e﹚清洁和卫生计划;
f﹚包装、贮存和分销体系;
g﹚人员资格水平和(或)职责和权限分配;
h﹚法律法规要求;
i﹚与食品安全危害和控制措施有关的知识;
j﹚组织遵守的顾客、行业和其他要求;
k﹚来自外部相关方的有关问询;
l﹚表明与产品有关的健康危害的抱怨;
m﹚影响食品安全的其他条件。
4.3.2  沟通方式
a﹚请示、汇报
——需要向上级请示的范围 
?超出职责权限范围的事项;
?职责权限内的重大的可能影响到本公司权益的事项;
?需要得到上级指示后才能进行的工作。
——需要向上级汇报的范围
?上级布置的工作的完成情况;
?在执行法规等方面遇到的问题;
?在工作中遇到的困难、矛盾和总结的经验教训;
?服务意识和积极性发挥情况;
?本公司体系运行中存在的问题及改进建议。
——请示、汇报的方式
根据事项的重要性和紧急程度选择使用以下方式向上级请示、汇报:
?口头请示、汇报;
?书面请示、汇报,书面请示、汇报及上级批复应保留存档,保存期限按有关规定执行。
b﹚会议沟通
——定期会议
公司总经理每周召开一次由各部门负责人参加的办公会议,就日常工作事务在会议上进行沟通。会议由人事课作《会议记录》。
——临时会议
当需要及时传达上级指示精神或遇紧急工作任务时,公司总经理可决定召开公司会议。会议由人事课作《会议记录》。
——部门内部会议
各部门负责人根据工作需要(如传达上级文件、布置工作等)及体系运行情况可组织召开由本部门人员参加的会议,作《会议记录》。
c﹚文件、信息沟通
——文件沟通
公司可用文件的形式传达上级方针政策、安排和布置工作、通报工作情况、表彰有关部门和人员,从而达到沟通的目的。文件的制定、签发执行《文件控制程序》。
——信息沟通
公司及各部门的重要工作任务应提前做好沟通。由人事课保持相关沟通记录
d﹚其它沟通
——各部门之间可根据需要通过面谈、电话、网络或书面等方式进行沟通。
——上级可通过面谈、电话、网络或书面方式对下级布置工作、询问情况、沟通信息。
——公司总经理应确保获取相关信息作为管理评审的输入。
5  相关文件
5.1  《文件控制程序》                  
5.2  《采购控制程序》                    
6  记录
6.1  《顾客满意度调查表》                
6.2  《会议记录》                           

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